Girişimcilikte şirketleşmenin 11 adımı

Startup kurma süreci, çoğu zaman iş fikrine duyulan heyecanla başlıyor. Ancak birçok girişimci için yasal yükümlülükler, sürecin daha az ilgi çeken ama kritik parçalarından birini oluşturuyor. Sektöre, şirket türüne ve faaliyetin yürütüleceği lokasyona göre değişen bu gereklilikler, işin yasal zeminde ilerlemesini sağlıyor. KYO Legal Hukuk Bürosu Ortak Avukatı Gamze Müge Kan, şirket kurarken startupların adım adım uyması gereken 11 altın kuralı paradergi için kaleme aldı.

Ortaklık Yapısı

Şirket kurma sürecindeki ilk ve en önemli adım, ortaklık yapısının net bir şekilde belirlenmesidir. Tek kişilik bir girişim mi yoksa ortaklı bir yapı mı oluşturulacağına karar verilmeli. Ortaklı bir yapı tercih ediliyorsa, şirket kurulmadan önce mutlaka bir ortaklık sözleşmesi hazırlanmalı. Bu sözleşmede: Ortakların görev ve sorumlulukları, karar alma mekanizmaları, olası ayrılma durumlarında izlenecek yol, sermaye katkı oranları, kar dağılımı prensipleri açıkça belirtilmeli. Başlangıçta yapılacak net anlaşmalar, ileride çıkabilecek anlaşmazlıkların önüne geçecektir.

Şirket Türü

Ortaklık sözleşmesinin hazırlanmasının ardından, startup için uygun şirket türünün belirlenmesi gerekiyor. Bu aşamada işletmenin hukuki ihtiyaçları doğru şekilde analiz edilerek, en uygun şirket yapısı seçiliyor. Limited şirket, anonim şirket, şahıs şirketi veya adi şirket gibi farklı seçenekler bulunuyor. Her bir şirket türünün başlangıç sermayesi, ortakların sorumluluk düzeyi ve hukuki yükümlülükleri birbirinden farklılık gösteriyor. Bu nedenle, şirketten beklentilerin net olarak belirlenmesi, doğru karar verilmesi açısından kritik önem taşıyor.

İsim Seçimi

İşletme ya da startup için özgün ve daha önce kullanılmamış bir isim bulunması büyük önem taşıyor. Seçilen ismin daha önce tescillenip tescillenmediği mutlaka kontrol edilmeli. Aksi halde iş başladıktan sonra isim hakkının kaybedilmesi, mevcut markanın değiştirilmesini zorunlu hale getiriyor. Bu da hem maliyetli hem de marka algısını zedeleyebilecek bir süreci beraberinde getiriyor.

Marka Haklarının Korunması

Uygun isim belirlendikten sonra, bu ismin ve varsa logonun Türk Patent ve Marka Kurumu nezdinde tescil edilmesi gerekiyor. Tescil işlemi yapılmadığı takdirde, marka başkaları tarafından kullanılabiliyor ve yasal olarak korunamıyor. Tescil süreciyle birlikte alan adlarının (domain) da alınması, dijital varlıkların güvence altına alınmasını sağlıyor.

Patent Başvurusu

Eğer işletme kapsamında geliştirilen, teknik açıdan yeni ve özgün bir buluş varsa, bunun için patent ya da faydalı model başvurusu yapılması gerekiyor. Patent koruması, buluşun fikrî mülkiyet olarak tanımlanmasını ve izinsiz kullanımının önlenmesini sağlıyor. Koruma altına alınmayan bir buluş, zamanla başkaları tarafından kopyalanabilir hale geliyor ve girişimin uzun vadeli değerine zarar veriyor.

Ruhsat ve İzinler

İşletme faaliyet göstermeye başlamadan önce, sektörüne göre gerekli ruhsat ve izinlerin tespit edilmesi gerekiyor. Gıda, bankacılık, sağlık ya da e-ticaret gibi alanlarda lisans alınmadan faaliyet yürütülemiyor. Ruhsatsız ya da izinsiz faaliyette bulunulması durumunda ise idari para cezaları ve yaptırımlarla karşılaşmak kaçınılmaz hale geliyor. Bu nedenle, mevzuata uygunluk sağlanmadan operasyonel sürece geçilmemesi zorunluluk arz ediyor.

Hukuka Uyumluluk

Lisans ve ruhsatların alınması, hukuki yükümlülüklerin tamamen yerine getirildiği anlamına gelmiyor. Faaliyet alanına göre birçok kanun ve yönetmelik, farklı uyumluluk kuralları içeriyor. Özellikle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), müşteri ya da çalışan verisi işleyen işletmeler için ciddi sorumluluklar doğuruyor. Kişisel veri işlenmesi durumunda, veri sorumlularının belirli bildirimleri yapması, veri güvenliğini sağlaması ve politikalar geliştirmesi gerekiyor. Uyumsuzluk durumunda yüksek meblağlı para cezaları uygulanıyor.

İş Sözleşmeleri ve İşveren-Çalışan İlişkileri

İşverenin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi ve olası anlaşmazlıkların önüne geçilebilmesi için tüm çalışanlarla yazılı iş sözleşmeleri imzalanması gerekiyor. Çalışma modeline göre yapılacak düzenlemeler — örneğin uzaktan çalışmanın çerçevesi, prim uygulamalarının şartları — yazılı olarak belirleniyor. Ayrıca, işletmenin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre iç yönetmelikler hazırlanarak personel ilişkileri daha sağlıklı şekilde yapılandırılıyor.

Çalışanlara Ortaklık Seçeneği

Bazı durumlarda, çalışanlar işletmenin büyümesinde kilit rol oynuyor ancak mevcut bütçe yüksek maaşları karşılamaya yetmiyor. Bu gibi durumlarda, çalışanı belirli koşulları sağladığında şirkete ortak etmek çözüm sunuyor. Örneğin, üç yıl boyunca şirket bünyesinde çalışmayı ve belirli bir projeyi hayata geçirmeyi taahhüt eden bir çalışana, bu sürenin sonunda hisse devri yapılabiliyor. Bu tür ortaklıkların ileride sorun yaratmaması için koşulları net şekilde tanımlayan sözleşmelerle desteklenmesi gerekiyor.

Teşvik ve Vergi Avantajları

Yeni kurulan şirketler için devlet tarafından sağlanan vergi indirimleri ve çeşitli teşvikler önemli avantajlar oluşturuyor. Özellikle AR-GE faaliyetlerinde bulunan işletmeler, TÜBİTAK ve teknokent teşviklerinden yararlanabiliyor. Bunun yanı sıra, KOBİ'ler ile kadın girişimciler için özel destek programları öne çıkıyor. Bu tür teşvikler, işletmenin mali yükünü hafifletiyor ve büyüme sürecine katkı sağlıyor.

Sözleşmelerin Önemi ve Hazırlanması

Şirket faaliyetlerine başladıktan sonra, işletmenin sunduğu ürün veya hizmetlerin niteliğine göre uygun sözleşmelerin hazırlanması zorunlu hale geliyor. Örneğin, e-ticaret alanında faaliyet gösteren bir işletme, tüketici haklarını koruyan ve ticari ilişkileri düzenleyen mesafeli satış sözleşmesini hazırlamak zorunda kalıyor. Hizmet sektöründeyse, verilen hizmetin kapsamını, süresini, tarafların hak ve yükümlülüklerini açıkça belirten hizmet sözleşmeleri düzenleniyor. Bu sözleşmeler, taraflar arasında netlik sağlamakla kalmayıp, ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda hukuki koruma sağlıyor. Profesyonel ve kapsamlı hazırlanmış sözleşmeler, şirketin itibarını korumasına, müşteri ilişkilerini düzenlemesine ve operasyonel riskleri minimize etmesine yardımcı oluyor.